Dokumenty znajdujące się w przestrzeni biurowej często zawierają wrażliwe informacje, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Z tego względu wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. Należy je przede wszystkim przechowywać w miejscach dostępnych jedynie dla upoważnionych osób. W tej roli wprost znakomicie sprawdzają się metalowe szafy z zamkiem dwukluczowym – o wysokim poziomie odporności na uszkodzenia mechaniczne oraz maksymalnym obciążeniu do 50 kg.
Oprócz wspomnianych we wstępie szaf, do przechowywania dokumentów biurowych świetnie nadają się pudła archiwizacyjne wykonane ze wzmocnionej tektury falistej (można w nich trzymać papiery luzem lub w segregatorach), regały aktowe i kartotekowe, a także sejfy zamykane na kilkucyfrowy kod. Te ostatnie konstrukcje są przeznaczone stricte do ochrony umów czy faktur z danymi osobowymi klientów. Do wysyłania takich papierów służą natomiast specjalne koperty bezpieczne z wytrzymałej, wielowarstwowej folii HDPE. Posiadają one liczne udogodnienia uniemożliwiające dostanie się do środka bez widocznej na pierwszy rzut oka ingerencji fizycznej (taśma plombująca, kod kreskowy, mikrodruki). Koperty zróżnicowane pod względem rozmiaru znajdziemy w ofercie tego sklepu internetowego: https://www.andpol.poznan.pl/kategoria/koperty-bezpieczne. Poza tym konieczne jest umiejętnie uporządkowanie dokumentów, polegające na ich podziale na kategorie (np. archiwalne albo nowe) oraz posegregowaniu z uwzględnieniem chronologii, ewentualnie alfabetu. Dobrym rozwiązaniem jest z pewnością umieszczenie ich w koszulkach, skoroszytach i teczkach, a następnie oznaczenie etykietami samoprzylepnymi.
