Dokumenty w biurze  – czy wymagają odpowiedniego przechowywania?
Biznes i usługi
Potrzebujesz ok. 2 min. aby przeczytać ten wpis

Dokumenty w biurze – czy wymagają odpowiedniego przechowywania?

Dokumenty znajdujące się w przestrzeni biurowej często zawierają wrażliwe informacje, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Z tego względu wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. Należy je przede wszystkim przechowywać w miejscach dostępnych jedynie dla upoważnionych osób. W tej roli wprost znakomicie sprawdzają się metalowe szafy z zamkiem dwukluczowym – o wysokim poziomie odporności na uszkodzenia mechaniczne oraz maksymalnym obciążeniu do 50 kg.

Bez przestrzegania konkretnych zasad ani rusz

Oprócz wspomnianych we wstępie szaf, do przechowywania dokumentów biurowych świetnie nadają się pudła archiwizacyjne wykonane ze wzmocnionej tektury falistej (można w nich trzymać papiery luzem lub w segregatorach), regały aktowe i kartotekowe, a także sejfy zamykane na kilkucyfrowy kod. Te ostatnie konstrukcje są przeznaczone stricte do ochrony umów czy faktur z danymi osobowymi klientów. Do wysyłania takich papierów służą natomiast specjalne koperty bezpieczne z wytrzymałej, wielowarstwowej folii HDPE. Posiadają one liczne udogodnienia uniemożliwiające dostanie się do środka bez widocznej na pierwszy rzut oka ingerencji fizycznej (taśma plombująca, kod kreskowy, mikrodruki). Koperty zróżnicowane pod względem rozmiaru znajdziemy w ofercie tego sklepu internetowego: https://www.andpol.poznan.pl/kategoria/koperty-bezpieczne. Poza tym konieczne jest umiejętnie uporządkowanie dokumentów, polegające na ich podziale na kategorie (np. archiwalne albo nowe) oraz posegregowaniu z uwzględnieniem chronologii, ewentualnie alfabetu. Dobrym rozwiązaniem jest z pewnością umieszczenie ich w koszulkach, skoroszytach i teczkach, a następnie oznaczenie etykietami samoprzylepnymi.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Rekomendowane
Jak dobrać bieliznę dla puszystej Pani?
Jak dobrać bieliznę dla puszystej Pani?
Panie, które mogą pochwalić się krągłymi kształtami często zastanawiają się, na jaki rodzaj bielizny postawić tak, aby nienachalnie podkreśliła ich […]
Jak nauczyć się robić zdjęcia?
Jak nauczyć się robić zdjęcia?
W epoce fotografii cyfrowej, praktycznie każdy może robić dobre zdjęcia bez specjalnego przygotowania. Oczywiście warto zapoznać się z podstawowymi zasadami, […]
Czy każda firma musi posiadać pieczątkę?
Czy każda firma musi posiadać pieczątkę?
Pieczęć firmowa jest wymagana jako środek uwierzytelnienia i dowód autentyczności dokumentu. Służy ona zapewnieniu, że osoba podpisująca umowę, pokwitowanie lub […]
Ostatnie wpisy